Qué pasa cuando pegas un texto en una IA
Cuando escribes en ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot, ese texto sale de tu ordenador y llega a los servidores de la empresa que presta el servicio. Allí se procesa para generar la respuesta y, según el servicio y el plan que tengas, puede quedar guardado durante un tiempo, ser revisado por personas para controlar abusos o usarse para mejorar los modelos salvo que lo desactives en los ajustes.
Las condiciones varían mucho entre el plan gratuito y los planes de empresa, y cambian con el tiempo. Ese es justo el problema: cuando pegas la nómina de un empleado o el contrato de un cliente, estás tomando una decisión sobre datos ajenos basándote en unas condiciones que no controlas y que pueden cambiar.
Que quede claro: usar IA no es ilegal ni imprudente por sí mismo. Lo imprudente es meter en ella datos identificativos de terceros cuando no hace falta para obtener el mismo resultado.
Qué recomienda la AEPD
La Agencia Española de Protección de Datos publicó el 27 de enero de 2026 «Cuidado con lo que le confIAs», un decálogo con recomendaciones para proteger la privacidad al usar herramientas de inteligencia artificial. Entre sus consejos, uno es directo: no compartir con la IA datos personales —nombre completo, dirección, teléfono, DNI o NIE, imágenes de personas— ni información delicada o sensible, como detalles médicos, financieros o de geolocalización.
Añade otras dos ideas útiles para el trabajo diario: seguir las políticas de seguridad de tu organización y no compartir datos confidenciales de la empresa, y mantener el pensamiento crítico ante lo que responde la IA, contrastando la información.
Si el tratamiento lo hace una empresa, la AEPD tiene además una guía para adecuar al RGPD los tratamientos que incorporan inteligencia artificial. Esta guía no sustituye a un análisis jurídico de tu caso: es la parte práctica del día a día.
Qué dice el RGPD si los datos son de tus clientes
Si trabajas con documentos de clientes, tú decides qué se hace con sus datos, y el Reglamento General de Protección de Datos te pide, entre otras cosas:
- Usar solo los datos necesarios (minimización, artículo 5.1.c). Si la IA puede redactar sin el nombre, el nombre sobra.
- Tener una base legal para tratarlos (artículo 6), también para enviarlos a un proveedor.
- Un contrato con quien los trate por tu cuenta (artículo 28), con las garantías que fija ese artículo. Revisa qué ofrece el plan de IA que uses.
- Garantías si los datos salen del Espacio Económico Europeo (capítulo V, transferencias internacionales).
Cambiar los datos por etiquetas y guardar aparte la tabla que dice quién es quién es una forma de seudonimización (artículo 4.5), que el propio RGPD cita como medida de seguridad adecuada (artículo 32). Ojo: si el texto deja adivinar de quién se trata por el contexto (un cargo único, una dirección, un caso muy conocido), revisa también esos datos indirectos. Esto no es asesoramiento jurídico: para tu caso, consulta con un profesional.
Los riesgos concretos en un despacho o una gestoría
- Pierdes el control del dato. Una vez enviado, no puedes «des-enviarlo»: depende de las políticas de retención del proveedor.
- Puede haber una cesión de datos que no has valorado. Si tratas datos de clientes, mandarlos a un tercero exige tener clara la base legal y, según el caso, el contrato de encargado de tratamiento correspondiente.
- Los históricos se acumulan. Semanas de conversaciones con nombres reales convierten tu cuenta en un archivo de datos personales que no está donde debería.
- Un incidente en el proveedor te salpica. Si hay una brecha, tus clientes están dentro.
- Reputación. Explicar a un cliente que su contrato «estuvo en ChatGPT» es una conversación que nadie quiere tener.
La solución práctica: trabajar con etiquetas
La buena noticia es que, para lo que se usa la IA en el trabajo real —redactar, resumir, corregir el tono, traducir, ordenar ideas—, los datos personales no aportan nada. A la IA le da igual que el arrendatario se llame Juan Pérez o [PERSONA_1]: el texto se entiende igual y la respuesta es la misma.
De ahí la técnica: sustituir cada dato por una etiqueta antes de pegar, y deshacer el cambio en la respuesta. Así el servicio recibe un texto que no identifica a nadie, y tú recuperas el documento completo al final.
Hacerlo a mano es lento y se escapan cosas: el teléfono de la despedida, el IBAN en mitad de un párrafo, el apellido repetido catorce veces. Por eso lo hace una herramienta.
Anonimizar un texto ahora Gratis y dentro de tu navegador: el texto no se sube a ningún sitio.
Cómo hacerlo paso a paso
- Pega tu texto en el anonimizador. Detecta nombres, DNI y NIE, teléfonos, correos, direcciones, IBAN, tarjetas, número de la Seguridad Social, matrículas y fechas de nacimiento. Puedes añadir tus propias palabras, como el nombre de la empresa o el del proyecto.
- Revisa las sustituciones. Verás tu texto y el anonimizado lado a lado; cada etiqueta enseña el dato original al pasar por encima. Quita el visto a lo que no quieras cambiar.
- Copia con la instrucción para la IA. Hay un botón que antepone una frase pidiendo que mantenga las etiquetas tal cual. Sin esa instrucción, a veces las «traduce» a nombres inventados.
- Trabaja normalmente con la IA. Pídele que resuma, redacte o corrija. Las etiquetas viajan en su respuesta.
- Vuelve y restaura. Pega la respuesta en el anonimizador y cada etiqueta recupera su valor real. Si la IA cambió el formato de alguna, se reconoce igual.
El único dato sensible que queda en juego es la tabla de equivalencias, y esa no sale de tu pestaña salvo que la descargues tú a propósito.
Cinco normas para tu equipo
- Nada de nombres, DNI, cuentas ni direcciones reales en herramientas de IA de uso general.
- Anonimiza antes de pegar, siempre, aunque «sea solo una frase».
- Revisa la configuración de tu cuenta: desactiva el uso de tus conversaciones para entrenar cuando el servicio lo permita.
- No subas archivos (PDF, hojas de cálculo) con datos de clientes: si hace falta, tacha antes lo que sobra.
- Pon por escrito qué se puede y qué no. Dos párrafos en el manual interno evitan muchos disgustos.
Probar con un ejemplo Hay un texto de prueba con datos inventados para ver cómo funciona.