Esta guía resume lo que dicen las normas y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) para que sepas qué preguntar. No es asesoramiento legal: si tienes un conflicto concreto, consulta con un profesional o con la propia AEPD.
¿Es legal que te pidan una fotocopia del DNI? Depende de quién y para qué. Los bancos sí pueden, porque la ley les obliga a guardar copia; los hoteles no, según la AEPD; y la Administración casi nunca, porque puede consultar tus datos por su cuenta. En el resto de casos, quien te la pide tiene que poder explicar para qué la necesita.
La regla general: solo lo necesario
El Reglamento General de Protección de Datos establece en su artículo 5 el principio de minimización: solo se pueden tratar los datos «adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario» para cada finalidad. Una copia del DNI lleva mucho más de lo necesario para casi cualquier trámite: la foto, la firma, la fecha de caducidad, los nombres de tus padres o el número de soporte.
Por eso la AEPD responde, en sus preguntas frecuentes, que por lo general no es necesario dar una copia del DNI para contratar algo: la identidad puede comprobarse de otras formas, como la firma electrónica, y es quien la pide el que debe decidir el medio más adecuado. Pero añade una excepción importante: hay leyes de sectores concretos, como la de prevención del blanqueo de capitales, que sí obligan a guardar una copia.
Bancos y entidades financieras: sí, porque la ley les obliga
La Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales obliga a una lista de empresas, los llamados «sujetos obligados», a identificar a sus clientes con documentos fehacientes antes de trabajar con ellos (artículo 3) y a guardar copia de esos documentos durante diez años (artículo 25). Entre ellos están los bancos, las entidades de pago y de dinero electrónico, las aseguradoras de vida, las empresas de inversión, las casas de cambio de moneda o quienes se dedican profesionalmente a dar o intermediar préstamos (artículo 2).
Así que, cuando abres una cuenta o contratas una tarjeta, el banco puede pedirte el DNI y guardar una copia. Lo que no cambia es su obligación de protegerla y de usarla solo para eso.
Inmobiliarias y caseros: depende
La misma ley incluye a las inmobiliarias, pero con un límite: en los alquileres, solo cuando la renta es igual o superior a 120.000 euros al año o a 10.000 euros al mes (artículo 2.1.l). Para la inmensa mayoría de los alquileres de vivienda, esa obligación no se aplica.
Fuera de ese caso, un casero o una inmobiliaria pueden necesitar comprobar quién eres, pero eso no significa guardar una copia completa. Puedes enseñar el DNI en persona o, si te piden la copia, entregarla con una marca de agua que diga para qué es, como hace nuestro Kit DNI para alquilar un piso. Además, en el alquiler es donde más estafas circulan con copias de DNI ajenas: lo contamos en la guía sobre estafas en el alquiler de pisos.
Hoteles y alojamientos: no
Los alojamientos están obligados a registrar los datos de sus huéspedes. Pero en junio de 2025 la AEPD publicó una nota informativa muy clara: esa obligación no autoriza a pedir una copia del documento de identidad, porque vulneraría el principio de minimización y supondría un tratamiento excesivo. El DNI incluye datos que no hacen falta (la foto, la fecha de caducidad, el número CAN o los nombres de los padres), y además no contiene todos los datos que exige el registro.
Según la Agencia, basta con rellenar los datos en un formulario, en persona o en línea. En persona, la comprobación puede hacerse viendo el documento; en línea, con medios como un certificado digital, los datos del medio de pago o un código enviado al teléfono o al correo.
La Administración: casi nunca
Desde 2006, el Real Decreto 522/2006 prohíbe que la Administración General del Estado exija fotocopias del DNI, o de la tarjeta de extranjero, para comprobar la identidad en sus procedimientos: la comprobación la hace ella misma con sus propios archivos, a través del Sistema de Verificación de Datos de Identidad.
La Ley 39/2015, la del procedimiento administrativo, va más allá en su artículo 28: tienes derecho a no aportar documentos que ya tenga la Administración o que haya elaborado cualquier otra Administración, y el DNI es uno de ellos. La Administración puede consultarlo por su cuenta salvo que te opongas, y solo si te opones tendrás que aportarlo tú. En algunos trámites todavía verás la casilla del consentimiento, que es como funcionaba antes: el Reglamento General de Conductores, por ejemplo, pide el número del DNI o del NIE y el consentimiento para consultarlo y, solo si no se da, una fotocopia.
Prepara una copia con marca de agua Para cuando no te quede más remedio que enviarla.
Para ejercer tus derechos de protección de datos
Si pides a una empresa que te enseñe, corrija o borre tus datos, puede que te pida el DNI para comprobar que eres tú. La AEPD responde en sus preguntas frecuentes que, como regla general, no es necesario facilitar una copia del DNI para ejercer esos derechos. Solo si la empresa tiene dudas razonables sobre tu identidad puede pedirte información adicional.
Empresas, tiendas, gimnasios y demás
Para el resto de casos no hay una norma que diga «aquí sí» o «aquí no»: se aplica la regla general. Quien te pide la copia tiene que poder explicar para qué la necesita, y si le basta con ver el documento o con tu nombre y tu número, no debería guardar una copia completa. Cuando empiezas a trabajar en una empresa, por ejemplo, necesitan tus datos de identidad para el contrato y el alta, pero puedes preguntar para qué quieren la copia y cuánto tiempo la van a guardar.
Nadie puede quedarse con tu DNI
Otra cosa es que te pidan dejar el DNI en depósito, por ejemplo al alquilar una bicicleta o al entrar en unas instalaciones. La Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana dice en su artículo 9 que el DNI es personal e intransferible y que su titular «no podrá ser privado del mismo, ni siquiera temporalmente», salvo en los casos en que la ley prevé sustituirlo por otro documento. Lo que sí tienes que hacer es enseñarlo cuando te lo pidan los agentes de la autoridad.
Qué hacer si te la piden
- Pregunta para qué la necesitan y cuánto tiempo la van a guardar. Si la respuesta es vaga, es una buena señal de que no hace falta.
- Ofrece alternativas: enseñarlo en persona, darles solo el número o identificarte con firma electrónica.
- Tapa lo que no hace falta. La AEPD explica en sus preguntas frecuentes que, cuando no sea estrictamente necesaria una copia íntegra, puedes ocultar los datos que no se necesitan para identificarte, como el número de soporte o el equipo de expedición. Puedes hacerlo con nuestro tachador de imágenes.
- Ponle una marca de agua con el motivo y la fecha, para que esa copia no sirva para otra cosa.
- No la mandes por correo electrónico. La misma respuesta de la AEPD pide evitarlo y dice que es quien la solicita el que debe ofrecer un medio seguro para enviarla.
- Si crees que se están tratando tus datos de forma excesiva, puedes reclamar ante la AEPD, que es la autoridad que vigila la protección de datos en España.